Privacy Policy

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A Spanish version of this Privacy Policy is available at the bottom of this page.
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Una versión en español de esta Política de Privacidad está disponible al final de este documento. 
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This notice describes how health information about you may be used and disclosed and how you can gain access to your individually identifiable health information. 

A. OUR COMMITMENT TO YOUR PRIVACY:

Lupine Family Medicine, PLLC (the Practice or We), is dedicated to maintaining the privacy of your personally identifiable, protected health information (PHI). In conducting our business, we will create records regarding you and the treatment and services we provide to you. We strive to maintain the confidentiality of health information that identifies you. This notice explains the privacy practices that we maintain concerning your PHI.  

The terms of this notice apply to all records containing your PHI that are created or retained by the Practice. We reserve the right to revise or amend this Notice of Privacy Practices. Any revision or amendment to this notice will affect all of your records that our Practice has created or maintained in the past and any records of yours that we may create or maintain in the future. You may request a copy of our most current notice at any time.
 
B. IF YOU HAVE QUESTIONS ABOUT THIS NOTICE, PLEASE CONTACT:

Lupine Family Medicine 
Attn: Privacy Officer
135 Worthen Street
Suite 200
Wenatchee, Washington, 98801
 
C. WE MAY USE AND DISCLOSE YOUR PHI IN THE FOLLOWING WAYS:

The following categories describe the different ways in which we may use and disclose your PHI, unless you object:

1. Treatment. Our Practice may use your PHI in the course of your treatment. For example, we may ask you to have laboratory tests (such as blood or urine tests), and we may use the results to help us reach a diagnosis. We might use your PHI to write a prescription for you, or we might disclose your PHI to a pharmacy when we order a prescription for you. Our staff may use or disclose your PHI to treat you or to assist others in your treatment. Additionally, we may disclose your PHI to others who may assist in your care, such as other healthcare providers, your spouse, your children, or your parents.
 
2. Payment. Our Practice may use and disclose your PHI to bill and collect payment for the services and products you may receive from us. We do not participate or bill insurance, so we do not disclose your information for the purpose of being reimbursed by insurance. However, we may use and disclose your PHI to obtain payment from those who may be responsible for such costs, such as family members.
 
 
3. Health Care Operations. The Practice may use and disclose your PHI to operate our business. For example, we may use and disclose your information for our operations, our Practice may use your PHI to evaluate the quality of care you received from us, to develop protocols and clinical guidelines, to develop training programs, or to aid in credentialing and medical review.  
   
 
4. Appointment Reminders. The Practice may use and disclose your PHI to contact you and remind you of an appointment.
 
 
5. Release of Information to Family/Friends. The Practice may release your PHI when necessary, to a friend or family member involved in your care. For instance, you may need a friend or relative to pick up medication for you. In this example, the friend or family member may have access to your medical information. 
 
 
6. Disclosures Required by Law. The Practice will use and disclose your PHI when we are required to do so by federal, state, or local law or regulation.
 
D. USE AND DISCLOSURE OF YOUR PHI IN CERTAIN SPECIAL CIRCUMSTANCES:

The following categories describe unique scenarios in which we may use or disclose your PHI:
 
 
When required by law to collect information for the purpose of:
 
 
1. Health Oversight Activities. The Practice may disclose your PHI to a health oversight agency for activities authorized by law. Oversight activities can include, investigations, inspections, audits, surveys, licensure, and disciplinary actions; civil, administrative, and criminal procedures or actions and other activities necessary for the government to monitor its programs, compliance with civil rights laws, and the health care system in general.
 
 
2. Lawsuits and Similar Proceedings. The Practice may use and disclose your PHI in response to a court or administrative order if you are involved in a lawsuit or similar proceeding. We also may disclose your PHI in response to a discovery request, subpoena, or other lawful process, by another party involved in the dispute. But we shall only disclose PHI after we have made an effort to inform you of the request or to obtain an order protecting the information the party has requested.
 
 
3. Law Enforcement. We may release PHI if required to do so by a law enforcement official:
 
•  regarding a crime victim in certain situations, if we are unable to obtain the person’s agreement;
 
•  concerning a death we believe has resulted from criminal conduct;
 
•  regarding criminal conduct at our offices;
 
•  in response to a warrant, summons, court order, subpoena, or similar legal process;
 
•  to identify or locate a suspect, material witness, fugitive or missing person;
 
•  in an emergency, to report a crime (including the location or victim(s) of the crime, or the description, identity, or location of the perpetrator).
 
 
4. Deceased Patients. The Practice may release PHI to a medical examiner or coroner to identify a deceased individual or to identify the cause of death. If necessary, we may also release information to funeral directors as necessary to perform their jobs.
 
 
5. Organ and Tissue Donation. If you are an organ donor, the Practice may release your PHI to organizations that handle organ, eye or tissue procurement or transplantation, including organ donation banks, as necessary to facilitate organ or tissue donation and transplantation.
 
 
6. Serious Threats to Health or Safety. The Practice may use and disclose your PHI when necessary, to reduce or prevent a serious threat to your health and safety or that of another individual or the public. But we will only make such disclosures to a person or organization able to help prevent the threat.
 
 
7. Military. The Practice may disclose your PHI if you are a member of U.S. or foreign military forces (including veterans) and if required by the appropriate authorities.
 
 
8. Workers’ Compensation. The Practice may release your PHI if required for workers’ compensation and similar programs.
 
E. YOUR RIGHTS REGARDING YOUR PHI:

The health and billing records we maintain are the physical property of Practice. The information in it, however, belongs to you. You have a right to:

1. Confidential Communications. You have the right to request that our Practice communicate with you about your health and related issues in a particular manner or at a certain location. For instance, you may ask that we contact you at home, rather than work. To request a specific type of confidential communication, you must make a written request to the Privacy Officer, identifying the requested method of contact, or location where you wish to be contacted. Our Practice will accommodate reasonable requests. You do not need to give a reason for your request.

2. Requesting Restrictions. You have the right to request a restriction in our use or disclosure of your PHI for treatment, payment, or health care operations. Additionally, you have the right to request that we restrict our disclosure of your PHI to only certain individuals involved in your care or the payment for your care, such as family members and friends. We are not required to agree to your request; however, if we do agree, we are bound by our agreement except when otherwise required by law, in emergencies, or when the information is necessary to treat you. To request a restriction in our use or disclosure of your PHI, you must make your request in writing to the Privacy Officer. Your request must describe in a clear and concise fashion:
 
 
(a)  the information you wish restricted;
 
(b)  whether you are requesting to limit our Practice’s use, disclosure, or both; and
 
(c)  to whom you want the limits to apply.
   
 
3. Inspection and Copies. You have the right to inspect and obtain a copy of the PHI that may be used to make decisions about you and your care, including your billing and medical records, but not your psychotherapy notes. In order to inspect and/or obtain a copy of your PHI, You must submit your request in writing to the Privacy Officer. We may charge a fee for the costs of copying, mailing, labor and supplies associated with your request. We may deny your request to inspect and/or copy in certain limited circumstances; however, you may request a review of our denial. The review shall be conducted by different licensed health care professional of our choosing.
 
 
4. Amendment. You may ask us to amend your health information if you believe it is incorrect or incomplete, and you may request an amendment for as long as the information is kept by or for our Practice. To request an amendment, your request must be made in writing and submitted to the Privacy Officer. You must provide us with a reason that supports your request for amendment. Our Practice will deny your request if you fail to submit your request (and the reason supporting your request) in writing. Also, we may deny your request if you ask us to amend information that is in our opinion: 
 
(a)  accurate and complete; 
(b)  not part of the PHI kept by or for the Practice; 
(c)  not part of the PHI which you would be permitted to inspect and copy; or 
(d)  not created by our Practice, unless the individual or entity that created is not available to amend the information. 
 

5. Paper Copy of this Notice. You may receive a paper copy of our notice of privacy practices anytime, upon request by contacting the Privacy Officer.

6. Filing a Complaint. If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with our Practice. To file a complaint, contact our privacy officer at the address provided above. All complaints must be submitted in writing, and you will not be penalized for filing a complaint.

7. Right to Provide an Authorization for Other Uses and Disclosures. Our Practice will obtain your written authorization for uses and disclosures that are not identified by this notice or permitted by applicable law. You have the right, at any time, to revoke your authorization to disclose your PHI. Simply send a written notice of revocation to the Privacy Officer at the address provided above. After you revoke your authorization, we will no longer use or disclose your PHI for the reasons described in the authorization. Please note, we are required to retain records of your care. 

Again, if you have questions regarding this notice or our health information privacy policies, please contact the Privacy Officer listed above.

How do we safeguard your information?

We reserve the right to periodically amend or revise the Privacy Policy; material changes will be effective immediately upon the display of the revised Privacy policy. The last revision will be reflected in the "Last modified" section. Your continued use of the Platform, following the notification of such amendments on our website, constitutes your acknowledgment and consent of such amendments to the Privacy Policy and your agreement to be bound by the terms of such amendments.
We take great care in implementing and maintaining the security of the Site and your information. We employ industry standard procedures and policies to ensure the safety of the information we collect and retain, and prevent unauthorized use of any such information, and we require any third party to comply with similar security requirements, in accordance with this Privacy Policy. Although we take reasonable steps to safeguard information, we cannot be responsible for the acts of those who gain unauthorized access or abuse our Site, and we make no warranty, express, implied or otherwise, that we will prevent such access.

 

Politica De Privacidad

 

Este aviso describe cómo la información médica sobre usted puede ser utilizada y divulgada, y cómo usted puede obtener acceso a su información médica individualmente identificable.


A.  NUESTRO COMPROMISO CON SU PRIVACIDAD:


Lupine Family Medicine, PLLC (la Clínica o “nosotros”), se dedica a mantener la privacidad de su información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) que sea personalmente identificable. En el curso de nuestras actividades, crearemos registros relacionados con usted y con el tratamiento y los servicios que le brindamos. Nos esforzamos por mantener la confidencialidad de la información médica que lo identifica. Este aviso explica las prácticas de privacidad que mantenemos con respecto a su PHI.


Los términos de este aviso se aplican a todos los registros que contengan su PHI que hayan sido creados o conservados por la Clínica. Nos reservamos el derecho de revisar o modificar este Aviso de Prácticas de Privacidad. Cualquier revisión o modificación afectará todos los registros que nuestra Clínica haya creado o mantenido en el pasado, así como cualquier registro que podamos crear o mantener en el futuro. Usted puede solicitar una copia de nuestro aviso más actualizado en cualquier momento.


B. SI TIENE PREGUNTAS SOBRE ESTE AVISO, POR FAVOR CONTACTE A:


Lupine Family Medicine
A la atención de: Oficial de Privacidad
135 Worthen Street
Suite 200
Wenatchee, Washington 98801



C. PODEMOS USAR Y DIVULGAR SU PHI DE LAS SIGUIENTES MANERAS:


Las siguientes categorías describen las diferentes formas en que podemos usar y divulgar su PHI, a menos que usted se oponga:


1. Tratamiento. Nuestra Clínica puede usar su PHI durante el curso de su tratamiento. Por ejemplo, podemos solicitarle que se realice pruebas de laboratorio (como análisis de sangre u orina) y utilizar los resultados para ayudarnos a llegar a un diagnóstico. Podemos usar su PHI para emitir una receta o divulgar su PHI a una farmacia cuando ordenamos una receta para usted. Nuestro personal puede usar o divulgar su PHI para tratarlo o para ayudar a otros en su tratamiento. Además, podemos divulgar su PHI a otras personas que puedan ayudar en su atención, como otros proveedores de salud, su cónyuge, sus hijos o sus padres.


2. Pago. Nuestra Clínica puede usar y divulgar su PHI para facturar y cobrar el pago de los servicios y productos que usted reciba de nosotros. No participamos ni facturamos a seguros médicos, por lo que no divulgamos su información con el propósito de obtener reembolsos de seguros. Sin embargo, podemos usar y divulgar su PHI para obtener el pago de aquellas personas que puedan ser responsables de dichos costos, como familiares.


3. Operaciones de Atención Médica. La Clínica puede usar y divulgar su PHI para operar nuestro negocio. Por ejemplo, podemos usar y divulgar su información para evaluar la calidad de la atención que recibió, desarrollar protocolos y guías clínicas, crear programas de capacitación o ayudar en procesos de acreditación y revisión médica.


4. Recordatorios de Citas. La Clínica puede usar y divulgar su PHI para contactarlo y recordarle una cita.


5. Divulgación de Información a Familiares o Amigos. La Clínica puede divulgar su PHI, cuando sea necesario, a un amigo o familiar involucrado en su atención. Por ejemplo, puede necesitar que un amigo o familiar recoja un medicamento por usted. En este caso, el amigo o familiar puede tener acceso a su información médica.


6. Divulgaciones Requeridas por la Ley. La Clínica usará y divulgará su PHI cuando la ley federal, estatal o local así lo requiera.


D. USO Y DIVULGACIÓN DE SU PHI EN CIERTAS CIRCUNSTANCIAS ESPECIALES:


Las siguientes categorías describen situaciones específicas en las que podemos usar o divulgar su PHI, cuando la ley lo requiera:


1. Actividades de Supervisión de la Salud. La Clínica puede divulgar su PHI a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades pueden incluir investigaciones, inspecciones, auditorías, encuestas, licencias y acciones disciplinarias; procedimientos o acciones civiles, administrativas o penales, y otras actividades necesarias para que el gobierno supervise sus programas, el cumplimiento de las leyes de derechos civiles y el sistema de atención médica en general.


2. Demandas y Procedimientos Similares. La Clínica puede usar y divulgar su PHI en respuesta a una orden judicial o administrativa si usted está involucrado en una demanda u otro procedimiento similar. También podemos divulgar su PHI en respuesta a una solicitud de descubrimiento, citación u otro proceso legal válido por otra parte involucrada en la disputa. Sin embargo, solo divulgaremos la PHI después de haber hecho un esfuerzo para informarle de la solicitud u obtener una orden que proteja la información solicitada.


3. Cumplimiento de la Ley. Podemos divulgar su PHI si así lo requiere un funcionario de las fuerzas del orden:


•  con respecto a una víctima de un delito en ciertas circunstancias, si no podemos obtener el consentimiento de la persona;


•  en relación con una muerte que creemos que resultó de conducta criminal;


•  con respecto a conducta criminal en nuestras oficinas;


•  en respuesta a una orden judicial, citación u otro proceso legal similar;


•  para identificar o localizar a un sospechoso, testigo material, fugitivo o persona desaparecida;


•  en una emergencia, para reportar un delito (incluyendo la ubicación o las víctimas del delito, o la descripción, identidad o ubicación del presunto autor).


4. Pacientes Fallecidos. La Clínica puede divulgar su PHI a un médico forense o examinador médico para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de muerte. Si es necesario, también podemos divulgar información a directores funerarios para que puedan realizar su trabajo.


5. Donación de Órganos y Tejidos. Si usted es donante de órganos, la Clínica puede divulgar su PHI a organizaciones encargadas de la obtención o trasplante de órganos, ojos o tejidos, incluyendo bancos de donación, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante.


6. Amenazas Graves a la Salud o Seguridad. La Clínica puede usar y divulgar su PHI cuando sea necesario para reducir o prevenir una amenaza grave para su salud o seguridad, o la de otra persona o del público. Solo realizaremos dichas divulgaciones a una persona u organización capaz de ayudar a prevenir la amenaza.


7. Militar. La Clínica puede divulgar su PHI si usted es miembro de las fuerzas armadas de los Estados Unidos o de fuerzas armadas extranjeras (incluidos veteranos), y si las autoridades correspondientes lo requieren.


8. Compensación Laboral. La Clínica puede divulgar su PHI según sea necesario para cumplir con los programas de compensación laboral y otros programas similares.



E. SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU PHI:


Los registros médicos y de facturación que mantenemos son propiedad física de la Clínica; sin embargo, la información que contienen le pertenece a usted. Usted tiene derecho a:


1. Comunicaciones Confidenciales. Usted tiene derecho a solicitar que la Clínica se comunique con usted sobre asuntos de salud de una manera específica o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede solicitar que lo contactemos en su hogar en lugar de su trabajo. Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe presentar una solicitud por escrito al Oficial de Privacidad, identificando el método o lugar de contacto solicitado. La Clínica atenderá solicitudes razonables. No es necesario que indique el motivo de su solicitud.


2. Solicitar Restricciones. Usted tiene derecho a solicitar restricciones sobre el uso o divulgación de su PHI para tratamiento, pago u operaciones de atención médica. También puede solicitar que limitemos la divulgación de su PHI solo a ciertas personas involucradas en su atención o en el pago de la misma, como familiares o amigos. No estamos obligados a aceptar su solicitud; sin embargo, si la aceptamos, estaremos obligados a cumplirla, salvo cuando la ley lo requiera, en emergencias o cuando la información sea necesaria para brindarle tratamiento. Para solicitar una restricción, debe hacerlo por escrito al Oficial de Privacidad e indicar claramente:


(a)  la información que desea restringir;

(b)  si solicita limitar el uso, la divulgación o ambos; y

(c)  a quién desea que se apliquen las restricciones.


3. Inspección y Copias. Usted tiene derecho a inspeccionar y obtener una copia de su PHI que se utilice para tomar decisiones sobre su atención, incluidos los registros médicos y de facturación, pero no las notas de psicoterapia. Para inspeccionar u obtener una copia, debe presentar una solicitud por escrito al Oficial de Privacidad. Podemos cobrar una tarifa por los costos de copiado, envío, mano de obra y suministros asociados con su solicitud. Podemos negar su solicitud en ciertas circunstancias limitadas; sin embargo, usted puede solicitar una revisión de dicha negativa, la cual será realizada por otro profesional de la salud con licencia que elijamos.


4. Enmiendas.  Usted puede solicitar que se modifique su información médica si considera que es incorrecta o incompleta, mientras dicha información sea mantenida por o para la Clínica. La solicitud debe hacerse por escrito al Oficial de Privacidad e incluir el motivo que respalde la solicitud. La Clínica puede negar la solicitud si la información es considerada:


(a)  exacta y completa;

(b)  no parte de la PHI mantenida por o para la Clínica;

(c)  no parte de la PHI que usted tiene derecho a inspeccionar y copiar; o

(d)  no creada por la Clínica, a menos que la persona o entidad que la creó no esté disponible para realizar la modificación.


5. Copia Impresa de Este Aviso. Usted puede solicitar una copia impresa de este Aviso de Prácticas de Privacidad en cualquier momento, comunicándose con el Oficial de Privacidad.


6. Presentar una Queja. Si considera que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja ante la Clínica contactando al Oficial de Privacidad en la dirección indicada anteriormente. Todas las quejas deben presentarse por escrito y no se le impondrá ninguna sanción por presentar una queja.


7. Derecho a Otorgar Autorización para Otros Usos y Divulgaciones. La Clínica obtendrá su autorización escrita para cualquier uso o divulgación de su PHI que no esté descrito en este aviso o permitido por la ley aplicable. Usted tiene derecho a revocar su autorización en cualquier momento mediante notificación escrita al Oficial de Privacidad. Después de la revocación, ya no utilizaremos ni divulgaremos su PHI para los fines descritos en la autorización. Tenga en cuenta que estamos obligados a conservar los registros de su atención.

 

Si tiene preguntas sobre este aviso o sobre nuestras políticas de privacidad de información médica, comuníquese con el Oficial de Privacidad indicado anteriormente.


¿Cómo protegemos su información?

 
Tenemos mucho cuidado en implementar y mantener la seguridad del  Sitio y de su información. Empleamos procedimientos y políticas estándar de la industria para garantizar la seguridad de la información que recopilamos y conservamos, y para prevenir el uso no autorizado de dicha información. Asimismo, exigimos que cualquier tercero cumpla con requisitos de seguridad similares, de conformidad con esta Política de Privacidad.

Aunque tomamos medidas razonables para proteger la información, no podemos hacernos responsables de los actos de personas que obtengan acceso no autorizado o hagan un uso indebido de nuestro Sitio, y no ofrecemos ninguna garantía, ya sea expresa, implícita o de otro tipo, de que evitaremos dicho acceso.
 
Nos reservamos el derecho de modificar o revisar periódicamente esta Política de Privacidad; los cambios sustanciales entrarán en vigor de manera inmediata una vez que se muestre la Política de Privacidad revisada. La última revisión se reflejará en la sección “Última modificación”.

El uso continuo de la Plataforma por su parte, después de la notificación de dichas modificaciones en nuestro sitio web, constituye su reconocimiento y consentimiento a dichas modificaciones de la Política de Privacidad, así como su aceptación de quedar sujeto a los términos de dichas modificaciones.